自動で請求書生成!?アウトバウンドメッセージ×OPROARTSで出来ること

アイキャッチ.png

Salesforceを利用されている方なら聞いたことがあるかもしれない"アウトバウンドメッセージ"機能。
外部サービスに対してアクションを起こせるSalesforceの機能のひとつです。

詳しくはこちら。

アウトバウンドメッセージアクション

アウトバウンドメッセージでは、外部サービスなどの指定エンドポイントに情報を送信します。
...SOAP API を使用して外部エンドポイントを設定し、メッセージのリスナーを作成する必要があります。アウトバウンドメッセージは、ワークフロールール、承認プロセス、エンタイトルメントプロセスに関連付けることができます。

引用:Salesforceヘルプ"アウトバウンドメッセージアクション"

この機能を使ってOPROARTSを利用すれば自動帳票を作成することができちゃいます!

通常ですと、OPROARTSで帳票を出力するためには帳票を生成するためのボタンを設置し、そのボタンをクリックすることが必要です。

請求書出力.png

このボタンクリックがOPROARTSに対して帳票出力指示を出しているわけです。

ボタンクリックするだけなので、めちゃめちゃ簡単ではあるのですが、例えば請求書を出すために承認プロセス(参照:Salesforceヘルプ"承認プロセスの設定")を設定しているケースではどうでしょうか。

①自分:内容を確認して承認申請をする

②上司:承認する(差戻の場合、①に戻る)

③自分:承認内容を確認し、請求書出力ボタンを押す

1枚だけなら私も全然やります。これが毎月何百枚~何千枚、何万枚にもなった場合、もう目が回りますね。
仕事放棄して無人島にでも行きたくなります。「RPA入れようか...」などと空を見上げちゃう可能性もあります。

これがですね、アウトバウンドメッセージアクションとOPROARTSを組み合わせると、こうなります!

①自分:内容を確認して承認申請をする

②上司:承認する(差戻の場合、①に戻る)

Salesforce:承認ステータスになったら自動で請求書を生成し、メモ&添付ファイル(Files)に格納する、もしくは取引先にメールで自動で送付する

なんと、登場人物にSalesforceが出てきました!
つまり、承認ステータスに切り替わったタイミングでSalesforceからOPROARTSにリクエストが飛び、帳票を生成して格納しているわけですね。

メールまで送ってしまうとなると、楽になるだけではなく送付ミスもなくなりますね。

それでは、実際の画面イメージをご覧ください。

①承認申請をする。

OPROARTSアクションテスト1.png

OPROARTSアクションテスト2.png

②上司が承認を行う。

OPROARTSアクションテスト4.png

③レコードを確認すると、請求書が...もうできてる(この場合は添付)

OPROARTSアクションテスト7.png

これ、めちゃめちゃ簡単に見えますけど、やっていること意外とすごくないでしょうか?

ちなみに、承認したタイミングで押印も可能です!

今回は、承認プロセスが絡んだ場合のステータス変更を起点とした帳票自動生成の例をお見せしましたが、他にもいろんな活用法がありますので、これからシリーズ化してドンドンご紹介したいと思います。

ちなみにOPROARTSのこの機能はOPROARTSアクションといいます。オプションです。
ライセンスによって使えない可能性もありますので、その際は営業に確認してください。

OPRAORTSの価格表でいうと、"自動リクエスト機能"が該当します。

すでにOPROARTSをご利用されていて、興味のある方は設定方法も記載しておりますので、下記をご参考くださいませ。

OPSS-TechColumn-OPROARTSアクションの設定方法 (要ログイン)

よろしくお願いいたします。

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