サブスクサービスの契約管理ってどうするの?ソアスクなら楽々管理!

こんにちは!オプロの樋口です。日頃はソアスク担当コンサルタントとして日々活躍しています!

クラウドサービスを提供している企業のお悩みとしてよく聞くのが、ライセンスの管理や、契約状況の管理をどうするかです。

クラウドサービス、SaaSサービス、サブスクリプションサービスを提供する際に大事なのがお客様の継続性です。
継続していただき、ビジネスの収益性を上げるためには、そのお客様の現在の契約状況を素早く確認し、更新・アップセルのご連絡をタイミングよくすることが必要になります。

そのために、「契約台帳Excel」もっていませんか?作成していませんか?
恥ずかしながらクラウドサービスベンダーとして14年目になるオプロにおいても、数年前までは契約台帳をExcelで管理しておりました。


Excelをうまく使えば管理はできます。ただ、ヒト由来のミスが防ぎきれないのです・・・!
どんなに優秀な人間でもミスはします。
ミスを防ぐためにはやはりシステムをうまく頼って自動化するのが一番です。

出典:「サブスク管理ってどうするの?バックオフィスのお悩み徹底解説!

そうです、システムで自動化です・・・。
そんな時はソアスクの出番です!!

ソアスク資料.png

説明しよう!
ソアスクとは2019年にリリースしたオプロの提供するサブスク管理システムのこと!
見積登録を行い受注確定とするだけであとは自動で売上データや契約データなどを作ってくれる優れもの!
Salesforceプラットフォームで動いているのでセキュリティも安心!
なんと月額7万円~、1ユーザー/月額3,000円で使える驚きの価格!

今回はそんなソアスクの一部機能として提供している"契約管理"部分を詳しく見ていきます。

お客様の契約台帳でよく使われる内容としては以下があげられます。

・契約番号  ・営業担当者  ・契約単位
・契約先   ・契約担当者  ・支払単位
・契約開始日 ・契約終了日  ・支払条件
・契約ライセンスの数量、単価、ライセンスごとの利用開始日終了日利用期間・・・エトセトラエトセトラ・・・・

ソアスクではこのあたりは標準項目として持っていますし、管理項目は追加も編集も自由にカスタマイズが可能です。

オプロではExcelで上記項目をお客様ごとに表でまとめることで契約台帳としていました。
更新の際は、フィルタリングをかけて目視で確認していたとのこと。

ソアスクでやるとこうなります。

【契約台帳】

コメント 2020-07-08 112659.png

【詳細ページ】

契約管理 詳細.png

「当月に更新が必要なリスト」というリストビューを作っておけば、フィルタをかけなおす必要もありません。そのリストを選ぶだけで必要な情報が見られます。また、レポート機能を使って自分で見やすいレポートを作成することもできるので、報告用や共有用に"プロダクト別契約数"レポートや"担当別契約社"レポートなどを作っておくこともできます。

見積を登録するだけで自動で契約台帳が作られるので、別でわざわざ作成する必要もありません。

ここまではとても便利に見えますが、リストビューを毎回見に行かなければならないの?レポートを見なければ更新のお客様が分からないの?とお思いの方もいらっしゃるかと思います。

標準だと上記レポートやリストビューで確認いただく形になりますが、ソアスクがSalesforce上で動くメリットのひとつ、"Salesforceの機能を使える"(レポートはSalesforceの機能なのですでに利用していますが...)部分を活用していきましょう!

Salesforceの機能には、プロセスビルダーという機能があります。
詳細はこちら(Salesforce Help)をご参照ください。
これをソアスク上で応用すると以下のことが出来るようになります。

1. 取引先Aの契約終了日が3ヶ月前になる
2. 取引先Aの営業担当者に自動で通知が飛び、営業から取引先Aに継続の意志確認やアップセルなどの打診をする
3. 契約終了日の1ヶ月前になったタイミングで継続の意志を確認
4. 事務担当者が更新作業を行う

わざわざ契約台帳を見に行かなくても営業担当者に通知を飛ばすことが出来るのです!

また、お客様に直接更新の通知を送ることも可能です。

1. 取引先Bの契約終了日が3ヶ月前になる
2. 取引先Bの担当者に自動で「更新のご案内」メールをお送りし、継続意志を確認する
3. 事務担当者が更新作業を行う

実際にどう設定されてどういうことができるのかをご覧ください。
取引先Bに対し、更新通知期限日になったタイミングで更新のご案内メールを自動で送付する流れをお見せします。

1.メールテンプレートを用意

メールテンプレート.jpg

更新案内用のメール文を作成します。メールの内容や送付先のアドレスをどこにするか等設定します。

2.メールアラートの設定

メールアラート.jpg

メールアラート機能は自動で生成したメールを指定した受信者に送信することができる機能です。
プロセス、フロー、ワークフロールール、承認プロセスなどに関連づけることが可能なので、今回はプロセスビルダーに組み込むメールアラートを作成します。

3.プロセスビルダーの設定

プロセスビルダー.jpg

契約管理オブジェクトにレコードが作成された際(ソアスクで言うと、見積→受注確定となったタイミングで契約管理にレコードが自動作成されます)に、
その取引先の契約終了日から90日前に更新のご案内メールを送付されるというアクションが追加される
プロセスを設定します。

上記ですと、更新通知フローは受注したタイミングで待機しているということになります。

待機中のメール送信フローの確認場所.jpg

こちらが待機しているフローですね。
契約終了日90日前になるとこのフローが起動し、設定しておいたメールを作成し宛先に送付されます。

4.メールの送付

受信メール.jpg

このようにメールが送付されます。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

ソアスクを使うと契約管理がカンタンになるイメージはしていただけたでしょうか。
Salesforceの機能を使うと自動化もスムーズになりますので、一層ソアスクをご活用いただけるかと思います。

こんなことはできますか?やこういうことやりたいんですけど!ということがあればドシドシお寄せいただけますと幸いです。

業務に活かせる無料資料をこちらからダウンロードできます!

BtoBサブスクビジネス 管理システム選定のポイント

img_useful.png

BtoBのサブスクビジネスの課題となる料金体や請求のタイミング、再販のモデルなどの管理の課題解決をホワイトペーパーでご案内しております。

前へ

キンボウズさんにOPROARTSの電子契約連携をご紹介頂きました!

次へ

非営利法人(NPO)向けライセンスはじめました