Salesforceから電子契約を使いたい～承認申請、電子印はどこがやる？～

弊社では、Salesforceからワンクリックで電子契約サービスと連携する仕組みをもっています。
そのため、よく電子契約が必要な業務についてのご相談をいただくのですが、以下の3つのワードがこんがらがっていることが多いなぁという印象があるので、それを整理する記事です。

Salesforce管理者の方は相談先のベンダーも違いますので、分かっていらっしゃる場合がほとんどなのですが、ここら辺のシステムは現場の方がシステム選定されていることがよくあり、混同して話が進んでいることが見受けられます。

承認申請はどう実現するのか

ここでいう「承認申請」は、社外に文書を出す前に社内でワークフローを回すことを指しています。
よく聞くのは、請求書を送る前に数人でチェックをするとかですね。

これは社内でのフローなので、Salesforceの「承認プロセス」という機能を使って構築します。
要はワークフローの仕組みのことで、「承認申請」というボタンを作成してそこから次の人に承認依頼を行うというものです。

最終承認が下りたら、請求書などの文書の作成をします。
（弊社は帳票システムのサービスを提供していますので、文書作成はお任せください！）

まず「電子印」は何を指しているかと言いますと、電子文書（PDFやExcel、Wordなど）に表示されている印影のことです。角印や担当者の丸印などです。

この印影は画像です。
この印影画像には法的な契約根拠やタイムスタンプ機能などが付与されているものではなく、審美的に置いているものということです。

見積書の担当者印や請求書に押す角印など、そこにその印影イメージがあることが大事な時に電子印で表現をします。

ただ印影イメージがあればいいだけなんだけど、画像は電子契約じゃないと表現できないと思っている方も見受けられます。
帳票サービスであれば電子印を表現できますので、電子契約の話が出てきた際には、電子印でいいのか電子契約が必要なのかをご確認ください。

Salesforceを使っていてこれからは電子契約もはじめたいなぁ、という場合どうしたらいいでしょうか？

相談先の例をあげてみました。順番はこの通りではないです。

Salesforceで管理していない業務の場合、Salesforceの改修を検討する
- システム部門やSalesforceベンダーに相談する
  - Salesforce上で回っていた業務であっても、電子契約をいれることでそれ用の項目が必要になったりと多かれ少なかれ改修がはいります。
- 承認プロセスが必要かどうか、業務を整理する
  - 必要な場合はシステム部門やSalesforceベンダーに相談する
電子印のみでいい帳票と電子契約が必要な帳票を切り分ける
- 電子印のみでいい帳票は、帳票システムを検討する
- 電子契約が必要な帳票は、電子契約システムを検討する