ドキュトーン・アンバサダーのヒロさんです！

オプログをご覧いただき、誠にありがとうございます。

「kintone活用シリーズ」では、世界中でドキュトーンをご利用いただいているユーザーの皆さまに向けて、kintoneとドキュトーンの活用情報をたっぷりご紹介していきます。ぜひ最後までご覧ください！

今回は、

「ドキュトーンで生成したOffice文書を添付フィールドに保存してみよう！」

というテーマです。

第一回・第二回の記事は以下からお読みいただけますので、是非お読みください。

第一回：ドキュトーンの出力履歴を管理したい

第二回：kintone一覧ビューから一括印刷するには？【すぐに使えるJavaScript付】

今回の記事では、ドキュトーンというkintoneで利用できる帳票アプリを使います。

「そもそもドキュトーンって何？」という方は、まずはこちらをご覧ください。

ファイル名が同じでどれが最新か分からない...

今回は「kintone活用シリーズ」第三回として、ドキュトーンで生成されたOffice文書のファイル名の設定方法について、詳しく解説します。

ドキュトーンには、生成時にkintoneアプリのフィールド値を使ってファイル名を指定する機能があります。

しかし、ファイル名をうまく設定しないと添付フィールドに同じ名前のファイルが保存され、どれが最新のファイルか分からなくなってしまいます。

これは、あまりよろしくありません。そのため、ファイル名一つひとつを明確にする方法をご案内いたします。

ファイル名用の自動計算フィールドを追加設定しよう！

kintoneアプリ内に、自動計算機能を利用してファイル名専用のフィールドを追加作成します。

この例では、見積番号フィールドと更新日時フィールドを使い、ファイル名を自動生成するようにします。

➀自動計算の設定

設定方法は非常に簡単です。まず、ファイル名として使用するフィールドを追加し、フィールド設定画面で「自動計算する」を選択します。

※ちなみに、今回添付フィールドの横にファイル名フィールドを配置しましたが、特に大きな理由はございません。
添付フィールドのすぐ隣に配置すると、最新のファイル名をすぐに確認できるため便利だと個人的に思っているだけです。
皆さまのお好みで配置していただいて問題なしです！

自動計算の式は、見積番号フィールドと更新日時フィールドを使って「西暦〇月〇日　〇時〇分〇秒」の形式でファイル名を生成するように設定します。

計算式の内容は以下にしました。

見積番号 & " - " & DATE_FORMAT(更新日時, "YYYY-MM-dd HH:mm:ss", "Asia/Tokyo")

自動計算の設定ができましたら、kintoneのレコードが登録または更新されると、ファイル名フィールドの値も自動で更新されるようになります。

この更新されたファイル名が、ドキュトーンで生成されるExcel・Word・PowerPoint文書のファイル名として使用され、生成後は自動的に添付フィールドに保存されます。

➁ドキュトーンアプリの設定

最後に、ドキュトーンアプリの「LADレコード」からファイル名を設定する箇所があるので、そこでファイル名用のフィールドコードを選んで設定すれば完了です。

ドキュトーンアプリの「LADレコード」詳細画面を開き、対象となるkintoneアプリ（今回は「見積書アプリ」ID：615）を選びます。その後、操作指示欄で「添付（DDO）」を選択してください。

その後、ファイル名の「マッピング」ボタンを押すと、ファイル名指定の画面が表示されます。

ここで、ファイル名として使用するアプリフィールドをプルダウンメニューから選択し、保存してください。その後、見積書アプリのドキュトーンプラグインを再設定すると設定情報が更新されます。

kintoneアプリの更新が完了したら、見積書アプリに追加したファイル名フィールドに正しく値がセットされるか確認してください。ドキュトーンでドキュメント生成を行うと、添付フィールドに指定された名前で生成されたOffice文書が正しく添付されているか確認できます。

例えば、見積番号が「M001」でデータの登録・更新日時が「2024年10月28日 AM10:05:00」の場合、生成されるExcelファイルの名前はM001-2024-10-28 10_05_00.xlsxとなり、添付フィールドに保存されます。

このように設定することで、生成されたファイルの日時や、添付フィールドに保存された最新のファイル名を簡単に確認できるようになります。

まとめ

いかがでしょうか？

ドキュトーンでは、kintoneアプリのフィールドを活用して、kintoneデータをもとにOffice文書を効率的に生成・管理することが可能です。さらに、プロセス管理のステータスやフィールドの値に応じて、生成ボタンの表示・非表示を制御することもできます。これにより、操作性やデータ管理の保守性が大幅に向上し、業務の生産性を飛躍的に高めることができます！

ドキュトーンは、期限付きでお試しいただけるトライアルライセンスもご用意しております。ぜひ、この機会にお試しください！

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また、ドキュトーンのセットアップから帳票出力まで、オンラインのサポートも提供しています。今回ご紹介した設定についても、ご質問があればどうぞお気軽にご連絡ください。

それでは、皆さまのドキュトーントライアルのお申込みを心よりお待ちしております！